- Оптимізація робочого місця - що це таке
- Оптимізація робочого місця по системі 5S
- Особливості оптимізації робочого місця в офісі або в виробничих приміщеннях
Для роботодавців, які хочуть підвищити ефективність економічної діяльності, хорошим рішенням може стати оптимізація робочого місця співробітників. Оптимізація робочого місця - це комплекс процедур, спрямованих на збільшення продуктивності праці, зниження витрат і підвищення прибутку компанії в результаті, однак вона володіє також рядом і інших непрямих позитивних впливів. Найбільш поширеною зараз є оптимізація робочого місця по системі 5S - вона досить проста для розуміння і може бути з однаковим успіхом застосована як в офісі, так і у виробничому цеху.
Оптимізація робочого місця - що це таке
Процес оптимізації є поліпшення будь-якого процесу шляхом досягнення найкращого співвідношення між його позитивними і негативними сторонами. У бізнесі найчастіше під оптимізацією мається на увазі підвищення доходу при зменшенні витрат ресурсів. Відповідно - оптимізація робочого місця являє собою процес, при якому саме робоче місце позбавляється від своїх негативних рис і витрат, і дозволяє підвищити ефективність праці зайнятого на ньому співробітника.
Процес оптимізації робочого місця зачіпає безліч аспектів трудової діяльності і має на увазі раз ічние механізми реалізації. Але в першу чергу, дана процедура стосується таких особливостей праці:
- Безпека. Безпечніше робоче місце знижує витрати роботодавця. Такі можуть бути пов'язані як зі штрафами та іншими санкціями контролюючих органів, якщо робоче місце не відповідає державним нормативам, так і просто з підвищеними ризиками для працівника, які згодом можуть позначитися на всій діяльності підприємства.
- Час. Воно є одним з основних ресурсів співробітника. І, відповідно, неефективне використання часу, що забезпечується поганий оптимізацією робочого місця, прямо впливає на загальну результативність праці працівника, а значить - і на його економічну ефективність для роботодавця.
- Комфорт. Оптимізоване робоче місце також позитивно впливає і на загальний стан працівників, рівень їх психологічної задоволеності, що також може безпосередньо позначатися і на загальній продуктивності праці.
- Грошові витрати. Процес оптимізації робочого місця дозволяє знизити і прямі витрати на забезпечення трудових умов для співробітників - цей аспект також слід розглядати досить щільно.
З правової точки зору, процедура оптимізації робочого місця практично ніяк не розглядається. Єдині законодавчі вимоги стосуються правил безпеки та санітарно-гігієнічних нормативів СанПіН і СНиП щодо забезпечення трудових умов і організації робочих місць.
Оптимізація робочого місця по системі 5S
Система 5S, використовувана для оптимізації робочого простору, як і безліч інших досягнень у сфері управління персоналом, зародилася в Японії. як і гуртки якості , Вона була ініційована в першу чергу самими співробітниками і розглянута згодом керівництвом. Дана система є досить простий і універсальною, що дозволяє використовувати її практично будь-якому роботодавцю незалежно від сфери його діяльності. Система 5S базується на п'яти основних принципах, які можуть бути також аналогічно витлумачені за допомогою російських слів, що починаються на букву «С». Виглядають вони наступним чином:
-
Сортування. На першому етапі роботодавцю і співробітникам необхідно провести сортування предметів на конкретних робочих місцях. В рамках даної сортування всі наявні предмети повинні бути розсортовані за принципом їх необхідності на три категорії. В першу категорію відносяться ті предмети, які не потрібні для робочого процесу, і від яких, відповідно, необхідно позбутися і утилізувати їх. Друга категорія розглядає предмети, які можуть знадобитися в робочому процесі періодично, або є особистими речами співробітників, не потрібними їм для роботи, але необхідними в повсякденному житті. Такі предмети повинні бути відправлені на зберігання в окреме місце. У третю категорію входять необхідні для безпосереднього ведення робочої діяльності предмети і пристрої. Даний процес повинен бути строго регламентованим і проводитися регулярно. - Самоорганізація. Роботодавець, співробітник відділу кадрів і самі працівники, повинні визначити оптимальні місця і порядок для необхідних для роботи предметів. Тобто - в рамках даного принципу має бути проведено дослідження щодо забезпечення найбільш ергономічного, зручного і упорядкованого розміщення всіх предметів на робочих місцях і в зонах зберігання. Всі предмети слід промаркувати і певний спочатку порядок повинен постійно підтримуватися.
- Дотримання чистоти. При дотриманні двох попередніх принципів, дотримання чистоти само по собі буде значно спрощено. Однак вищезазначені принципи повинні регулярно перевірятися - кожен працівник повинен підтримувати своє робоче місце в чистоті і мінімізувати витрати часу на проведення прибирання, підготовки робочого місця до роботи і прибирання його після її закінчення.
- Стандартизація. Всі робочі місця співробітників на однакових посадах слід привести до єдиного стандарту. Також стандартизації підлягають і основні робочі процеси. У такому випадку співробітник зможе ефективно виконувати свої завдання навіть за чужим робочим місцем, а процедура зміни обстановки не завдасть шкоди продуктивності праці. Особливо актуально дотримання цього принципу для великих корпорацій, проте корисним він буде і в діяльності суб'єктів малого підприємництва.
- Удосконалення. Кожен співробітник повинен не тільки неухильно дотримуватися вищезазначені принципи системи оптимізації робочого місця 5С, а й докладати зусиль для поліпшення наявної ситуації. Для цього необхідно надати працівникам можливість пропонувати свої рішення, а роботодавець або керівник повинні оцінювати всі вступники пропозиції і приймати їх, якщо вони є обґрунтованими. У разі ж відмови, слід пояснювати його причину співробітнику, щоб не знижувати його мотивацію до ведення раціоналізаторської діяльності та участі в роботі всього підприємства.
В цілому, система 5S для оптимізації робочого місця зачіпає не тільки конкретні робочі місця трудящих, а й організацію облаштування всіх приміщень і території підприємства - вона може бути застосована як безпосередньо до місць роботи конкретних співробітників, так і до приміщень загального користування. Застосування цієї системи спрощує процедуру інвентаризації та дає можливість реалізувати всі інші позитивні сторони оптимізації робочого місця без зайвих зусиль з боку роботодавця.
Особливості оптимізації робочого місця в офісі або в виробничих приміщеннях
Роботодавцям слід розуміти, що оптимізація робочого місця в офісі повинна проводитися зовсім за іншими принципами, ніж оптимізація робочого місця в цеху або на іншому виробництві. Тому її впровадження має відбуватися з урахуванням безлічі додаткових чинників. Далі будуть наведені прості рекомендації, які може використовувати кожен роботодавець у різних ситуаціях:
Процедура оптимізації робочого місця є приватною складової процесу організації робочих місць, їх оснащення та обслуговування, і може легко бути інтегрована в них, якщо вони вже мають належне оформлення.
