Главная › Новости

SCP-261 Pan-dimensional Vending Machine (Object Class: Safe)

Опубликовано: 09.03.2017

Part 3 - A Princess of Mars Audiobook by Edgar Rice Burroughs (Chs 19-28)

Что делать, если утрачены бухгалтерские документы

В хоть какой организации принципиально сделать эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация должна хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность более 5 лет. Это следует из пт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ (дальше - Закон N 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Списке типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В главном это также пятилетний срок. Исключение - кадровые документы (приказы по личному составу, личные должностные аннотации, лицевые счета работников и т. д.), которые нужно хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, последующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за компанию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет управляющий организации (п. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 N 105).

Обычно документации много, и необходимо обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.

Метод действий при утрате документов

Сначала нужно получить официальное доказательство происшедшего:

- при пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС Рф);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС Рф;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.

Сходу после происшествия на основании приказа управляющего организации создается комиссия по расследованию обстоятельств утраты документов. По мере надобности для роли в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, муниципального пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает управляющий организации. В нем указываются предпосылки и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара либо других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными критериями, организация должна провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязанностей (приказ Минфина Рф от 13.06.95 N 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попробовать вернуть утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электрическом виде), это облегчит задачку. Ведь в их отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Банковские документы. Советуем сначала получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денег, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денег на оплату труда работников. В особенности принципиально начать восстановление "первички" с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

Направьте внимание
Документы выцветают

С течением времени чернила белеют и прочитать информацию в документе становится нереально. Как правило это случается с чеками ККТ. А ведь в их отражены цена и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические издержки на приобретение за наличный расчет продуктов (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Советуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета либо банковских выписок составляется список контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из их посылают письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных затратных, актов, счетов-фактур). Если адресок контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целенаправлено обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии инфы о нем либо при невозможности найти его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций либо бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно посоветовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать сразу с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный нрав утраты документов. Правда, налоговая инспекция не должна выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов

Налоговое правонарушение

Санкция

Норма НК РФ

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения

Нарушение допускалось в течение 1-го налогового периода - 5000 руб.

Пункт 1 статьи 120

Нарушение допускалось в течение более 1-го налогового периода - 15 000 руб.

Пункт 2 статьи 120

Деяния повлекли занижение налоговой базы - 10% от суммы неуплаченного налога, но более 15 000 руб.

Пункт 3 статьи 120

Неуплата либо неполная уплата сумм налога в итоге занижения налоговой базы, другого неверного исчисления налога либо других неправомерных действий (бездействия)

20% от неуплаченной суммы налога

Пункт 1 статьи 122

Если деяния совершены специально - 40% от неуплаченной суммы налога

Пункт 3 статьи 122

Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок

50 руб. за каждый непредставленный документ

Пункт 1 статьи 126

Последствия утраты документов

Стопроцентно вернуть документы удается не всегда. В большинстве случаев трудности появляются с получением копий документов от контрагента в итоге его ликвидации. К огорчению, в таковой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять нужные первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в итоге чрезвычайного происшествия. Если отсутствует "первичка", подтверждающая расходы, придется прирастить на надлежащие суммы налоговую базу по НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет "входного" НДС. Означает, организация будет обязана произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

Направьте внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным методом на основании имеющейся у их инфы о налогоплательщике либо данных об подобных налогоплательщиках. А именно, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более 2-ух месяцев документов, нужных для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения либо ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пт 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов компанию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 либо 126 НК РФ (см. таблицу). Неважно какая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть использована к организации, в какой были утрачены документы. При всем этом положения пт 1 и 3 статьи 120 и пт 1 статьи 122 НК РФ не используются сразу в качестве основания для вербования к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает способности их самостоятельного внедрения. Таковой вывод изготовлен в Определении КС РФ от 18.01.2001 N 6-О.

В статье 109 НК РФ предусмотрены происшествия, исключающие вербование лица к ответственности. А именно, отсутствие вины в совершении налогового злодеяния и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия либо других чрезвычайных и неодолимых событий (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации вероятнее всего придется обосновывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только лишь противоправное деяние, да и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве принципиально обосновать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Подтверждением могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое суровое наказание, прямо до лишения свободы