Экономика стран

К сожалению, большинство людей, которые будут ими затронуты почти весь мир, не будут иметь никакого влияния на результат. Вести Экономика Дайджест иностранной прессы за 14 августа.
Вести Экономика Греции снова придется списывать долги Греция не сможет самостоятельно расплатиться по долгам, и понадобится новая реструктуризация долгов, чтобы спасти страну от банкротства.

Як наладзіць працоўныя працэсы і дамагчыся жаданага выніку

  1. Што такое працоўныя працэсы?
  2. Як выявіць бягучы працоўны працэс
  3. 1. Заручыцеся падтрымкай каманды
  4. 2. Складзіце блок-схему
  5. 3. Знайдзіце праблемныя месцы
  6. Стварэнне больш эфектыўнага працэсу
  7. 1. Задавайце пытанні
  8. 2. Складзіце новую блок-схему
  9. 3. Рухайцеся ў зваротным кірунку
  10. 4. Скароціце аб'ём
  11. Спрашчэнне пераходу: як укараніць новы працэс?
  12. У заключэнне

«Пакуль вы працягваеце рабіць тое, што робіце, вы будзеце атрымліваць тое, што атрымліваеце». Хоць думкі пра аўтарства гэтай цытаты дагэтуль разыходзяцца (яе прыпісваюць шматлікім вядомым асобам, пачынаючы ад Генры Форда і заканчваючы Тоні Роббінс), нельга адмаўляць, што ў ёй маецца разумнае збожжа. Так, занадта часта кіраўнікі навязваюць сваім падначаленым адны і тыя ж састарэлыя працоўныя працэсы і кожны раз чакаюць розных вынікаў.

Працоўны працэс - гэта клей, які злучае разам усе кампаненты, і менавіта дзякуючы яму задачы выконваюцца сістэматычна, арганізавана і з мінімумам памылак.

Але ў гэтым-то і загвоздка: рабочы працэс - гэта не тая рэч, якую можна адзін раз наладзіць і забыцца. Рабочыя працэсы неабходна пастаянна ацэньваць, каб зразумець, што менавіта ў іх не працуе, а затым выкарыстоўваць гэтую інфармацыю для стварэння сістэмы, больш блізкай да ідэалу. Таму што сталыя толькі перамены, і працоўныя працэсы павінны падпарадкоўвацца гэтаму ж правілу.

Як вы збіраецеся выявіць свае працоўныя працэсы, а затым унесці ў іх змены? У гэтым артыкуле ёсць усё, пра што вам трэба ведаць.

Што такое працоўныя працэсы?

Гласарый Болдриджа дае наступнае вызначэнне: «Тэрмін" працоўныя працэсы "ставіцца да важнейшых унутраным працэсам стварэння каштоўнасці. Гэтыя працэсы ахопліваюць большую частку персаналу кампаніі і прыводзяць да стварэння каштоўнасці для кліентаў, акцыянераў і іншых зацікаўленых асобаў ".

Калі вы хочаце звесці гэта да больш зразумеламу тлумачэнню, вось варыянт прасцей: рабочыя працэсы - гэта стандартныя спосабы дасягнення важных мэтаў.

Складаеце ці вы справаздачу або запускаеце новы прадукт, у вас заўсёды будзе сістэматызаваны паток інфармацыі і стандартны набор задач, якія павінна выканаць ваша каманда.

Але чаму гэтыя працэсы так важныя? Яны дапамагаюць ўзгадніць працу удзельнікаў каманды, і дзякуючы ім кожны ведае, што яму трэба зрабіць і як яго частка працы ўкладваецца ў агульную карціну .

«Каб удзельнікі каманды маглі выканаць пэўныя задачы, ім неабходна аператыўнае кіраўніцтва. Гэта можа быць інструкцыя або чалавек, які скажа дакладна, што і калі трэба рабіць, - тлумачыць Ўотс Хамфры у сваім артыкуле для Інстытута праграмавання Універсітэта Карнегі-Меллон. - У гэтым і заключаецца ролю аперацыйнага працэсу. Ён дае простае і кароткае апісанне этапаў выканання пэўнага працоўнага задання ».

Аднак працэсы не могуць быць жорсткімі і нязменнымі - яны павінны змяняцца па меры таго, як змяняецца ваша каманда, пастаўленыя перад ёй мэты і даступны набор рэсурсаў. Але перш чым карэктаваць працоўныя працэсы, трэба выявіць працэсы, якімі вы карыстаецеся зараз.

Як выявіць бягучы працоўны працэс

Некаторыя лічаць, што вызначыць, як выконваецца тая ці іншая задача, вельмі лёгка. Але вы не ўяўляеце, які аб'ём інфармацыі застаецца гаварылася і не задакументавана, асабліва калі ў камандзе ёсць супрацоўнікі з вялікім вопытам, якія ведаюць, як лепш выканаць тую ці іншую задачу, не зазіраючы ў інструкцыі.

Таму, каб праліць святло на вашыя бягучыя працэсы, спатрэбяцца пэўныя высілкі. Давайце паглядзім, як гэта звычайна робіцца.

1. Заручыцеся падтрымкай каманды

Заручыцеся падтрымкай каманды

Ваша галоўная мэта - паглыбленае ўяўленне аб метадах выканання задач і патоках інфармацыі ў камандзе, а не павярхоўны погляд з начальніцкага месцы. А гэта значыць, што вам трэба вельмі цесна ўзаемадзейнічаць з удзельнікамі каманды, каб зразумець, як менавіта яны працуюць. Бо гэта ім з дня ў дзень даводзіцца цалкам апускацца ў працэсы.

«Пачніце з вядомага бізнес-працэсу, напрыклад, з атрымання грошай ад кліентаў і наступнай аплаты рахункаў, - тлумачыць Уіл Бахман, сузаснавальнік Umbrex і спецыяліст па бізнес-аперацыях, які прайшоў навучанне ў Глабальным інстытуце McKinsey. - А затым папытаеце супрацоўніка, які займаецца зборам грошай, каб ён апісаў сваю частку працэсу крок за крокам. Як толькі ён згадае пра атрыманыя ад каго-небудзь дадзеных, адразу пытайцеся: "А дзе вы бераце гэтыя інфармацыю? Хто вам яе дае? "».

Затым вы ідзяце да згаданага супрацоўніку і задаяце яму тыя ж самыя пытанні. «Працягвайце рухацца па ланцужку, пакуль не даберацеся да спецыяліста па збыце, які прадаў прадукцыю», - раіць Бахман.

Такі падыход здаецца вельмі прамалінейным. Але вы не ўяўляеце, колькі мэнэджараў не змаглі атрымаць патрэбную інфармацыю ад удзельнікаў сваёй каманды перад укараненнем новага працэсу. Выдаткуйце час на гэтую «гульню ў даганялкі», і яна дапаможа вам лепш зразумець бягучыя працоўныя працэсы.

2. Складзіце блок-схему

Выкарыстоўваючы звесткі, сабраныя на першым этапе, стварыце візуальнае прадстаўленне працоўнага працэсу.

«Пачніце з простай блок-схемы, - раіць Айлін Маркус, заснавальнік і генеральны дырэктар Aligned Workplace . - Менавіта складанне схемы дапаможа вам выявіць няўвязкі і спланаваць механізм ўкаранення змен ».

Стварэнне блок-схемы (ці карты бізнес-працэсу ) Становіцца ўсё больш папулярнай практыкай у дзелавым свеце. «Яе мэта заключаецца ў тым, каб дасканала зразумець сам працэс, яго ўдзельнікаў, механізмы кіравання і тое, што ў вас ёсць на ўваходзе і на выхадзе, а затым па магчымасці спрасціць яго, зрабіць больш эфектыўным і / або палепшыць яго вынікі», - тлумачыцца ў артыкуле для LucidChart .

Так што не бойцеся праявіць свае творчыя здольнасці і літаральна намаляваць ваш працэс. Такое візуальнае ўяўленне вельмі дапаможа вам на наступных этапах.

3. Знайдзіце праблемныя месцы

Памятаеце, што ваша мэта - не толькі зразумець ход працоўнага працэсу, але і яго палепшыць. Гэта значыць, акрамя выяўлення працоўнага працэсу трэба выявіць месца ўзнікнення патэнцыйных праблем.

Два папярэднія этапы вельмі добра дапамагаюць знаходзіць магчымыя хібы і наяўнасць участкаў, дзе праца ідзе не па плане.

Два папярэднія этапы вельмі добра дапамагаюць знаходзіць магчымыя хібы і наяўнасць участкаў, дзе праца ідзе не па плане

Разгледзеўшы прыведзены вышэй прыклад збору грошай, мы бачым, што супрацоўніца, адказная за выкарыстанне гэтых сродкаў для аплаты рахункаў, адчувае пастаянныя цяжкасці з атрыманнем дазволу ад супрацоўніка, які збірае грошы з кліентаў. Ёй даводзіцца сутыкацца з гэтай праблемай месяц за месяцам, і гэта моцна запавольвае яе працу.

Задокументируйте гэтую праблему (і ўсе астатнія праблемы, якія зможаце выявіць!), Каб пазбавіцца ад яе пры планаванні новага працэсу.

«Задакументаваць праблемы і ведаючы, дзе менавіта яны ўзнікаюць, вы зможаце абысці праблемныя месцы і развеяць трывогі супрацоўнікаў, што вельмі важна пры ўкараненні новага працэсу», - сцвярджае Маркус.

Стварэнне больш эфектыўнага працэсу

Зараз, калі вы атрымалі ўяўленне аб тым, як выглядае ваш бягучы працоўны працэс, і выявілі ўсе ўчасткі, якія маюць патрэбу ў паляпшэнні, пара пераходзіць да наступнага этапу: стварэнню больш паспяховага рабочага працэсу і ліквідацыі аперацыйных праблем, якія запавольваюць працу каманды.

1. Задавайце пытанні

Задавайце пытанні

Як і пры выяўленні бягучага працэсу, вашым першым крокам у праектаванні новага працоўнага працэсу павінна стаць зносіны з удзельнікамі каманды.

Пагаворыце з імі адкрыта. Чаму ўзнікае тое ці іншае перашкода? Ці ёсць нешта, што неабходна ім для нармальнай працы, але яны гэтага да гэтага часу не атрымалі? Што магло б зрабіць іх працу прасцей?

Зразумеўшы, у чым заключаюцца іх праблемы, чаму яны ўзнікаюць і як іх можна вырашыць, вы зможаце спраектаваць і ўкараніць новы працэс такім чынам, каб сапраўды ліквідаваць крыніцы праблем, а не стварыць бачнасць ліквідацыі.

2. Складзіце новую блок-схему

Калі вы прыступаеце да планавання новага працоўнага працэсу, стварэнне чарговага візуальнага прадстаўлення дапаможа вам пераканацца, што праблемы, выяўленыя ў ходзе папярэдняга вывучэння, будуць паспяхова дазволеныя.

Але не ўпадайце ў зман, лічачы, што гэты працэс абавязкова павінен быць вельмі складаным або старанна аформленым. Калі вам удалося перанесці яго на паперу так, што ён дастаткова зразумелы для вас і для вашай каманды, значыць, вы ўсё робіце правільна.

«Плануйце працоўны працэс, як калі б вы стваралі новую кампанію з неабмежаванымі рэсурсамі», - раіць Дэніэл Фейман, кіраўнік дырэктар Build it Backwards . Гэта дапаможа вам забыцца пра вашых абмежаваннях пры складанні блок-схемы, і вы зможаце спланаваць працэс, які сапраўды палепшыць метады працы вашай каманды.

3. Рухайцеся ў зваротным кірунку

Выбудаваць новы працэс з нуля можа быць даволі складана. Самы разумны спосаб гэта зрабіць - рухацца ў зваротным кірунку.

«Пачніце з канчатковай мэты або выніку і задайце сабе пытанне:" Што мы павінны зрабіць, каб гэта атрымаць? "- раіць Майкл Клинган, заснавальнік The Claymore Group . - Паслядоўна ўжыеце гэты ж падыход да ўсіх задачам, якія патрабуецца вырашыць, пакуль не распланируете увесь працэс. Гэта значыць, планаванне павінна весціся ад канца да пачатку ».

Гэта значыць, планаванне павінна весціся ад канца да пачатку »

Дапусцім, вы распісваеце працэс стварэння артыкулы для блога, над якой працуе ўся творчая група. Замест таго, каб пачынаць з пачатку, пачніце з канчатковага выніку: апублікаванай артыкула. Які этап папярэднічае публікацыі? Далучэнне гэтай артыкулы ў графік публікацый. А да гэтага? Пошукавая аптымізацыя. А яшчэ раней? Даданне ілюстрацый.

Працягвайце рухацца ад больш позняга этапу да больш ранняга, пакуль не даберацеся да пачатку - выбару ідэі для артыкула.

Калі чарнавік новага працэсу будзе гатовы, Клинган рэкамендуе праверыць яго і палепшыць, абдумаўшы тры наступныя сітуацыі:

  • Тое, што павінна было адбыцца, не адбылося.
  • Адбылося тое, чаго не павінна было адбыцца.
  • Вы не ведаеце, што адбываецца.

4. Скароціце аб'ём

Нават калі вы рушылі ўслед ўсім вышэйпералічаным рэкамендацыям, ваш працэс можа атрымацца занадта аб'ёмным і складаным.

«Большасць працэсаў можна выканаць не больш чым у шэсць этапаў, нават з улікам усіх складанасцяў і прамежкавых стадый», - сцвярджае Маркус.

Таму так важна паспрабаваць скараціць аб'ём працэсу, каб зрабіць яго як мага больш зручным. «Заўсёды лепш, калі вам прыйдзецца на працягу некалькіх гадзін ўводзіць інфармацыю на вэб-сайце, чым калі вы распрацавалі вельмі эфектыўны працэс, які прадугледжвае на працягу такога ж часу ўвод інфармацыі з тэлефона», - прыводзіць прыклад Бахман.

Савет. Шукайце ўчасткі, дзе вы выконваеце нейкую задачу, проста таму, што прывыклі яе выконваць - магчыма, ад гэтай задачы можна і зусім адмовіцца.

Савет. Шукайце ўчасткі, дзе на нейкім этапе працэсу задзейнічана занадта шмат выканаўцаў. Звычайна, чым менш людзей прыцягнуты да выканання адной канкрэтнай задачы, тым лепш.

Савет. Увесь час пытайцеся сябе, ці няма лепшага спосабу зрабіць гэтую працу. Калі праца выканана, гэта зусім не значыць, што яна была зроблена найбольш зручным і эфектыўным метадам. Праверкі і навучанне - гэта адзіны спосаб палепшыць вашыя будучыя працэсы.

Спрашчэнне пераходу: як укараніць новы працэс?

Хоць новы працэс для таго і ствараецца, каб дапамагчы ўдзельнікам вашай каманды працаваць больш паспяхова і вырашыць праблемы, з якімі яны сутыкаюцца пастаянна, вам прыйдзецца пераадольваць іх супраціў. Калі вы абвясьцеце камандзе пра ўвод новага палепшанай працэсу, хтосьці напэўна будзе сумнявацца, а хто-то застанецца незадаволены.

Таму вельмі важна адкрыта абмеркаваць з калегамі ўсе новаўвядзенні і прыцягнуць іх да ўдзелу ў распрацоўцы новага працэсу, як было апісана вышэй.

Перш чым ўкараняць новыя метады працы, арганізуйце нараду з усімі ўдзельнікамі каманды, якім прыйдзецца працаваць па-новаму. Растлумачце ім, у чым заключаецца неабходнасць пераменаў, пераканаеце, што вы зможаце вырашыць усе праблемы і ліквідаваць цяжкасці, якія змаглі выявіць, а затым прапануеце ім задаць пытанні аб новым працэсе і ўнесці ўласныя прапановы.

Чым лепш супрацоўнікі будуць разумець, для чаго здзяйсняюцца перамены і якая ў іх карысць, тым хутчэй яны пойдуць вам насустрач і больш паспяхова адаптуюцца да новых метадаў работы.

У заключэнне

Вашы працоўныя працэсы - гэта спосабы, з дапамогай якіх каманда дасягае сваіх мэтаў . Але іх нельга проста наладзіць і забыцца, таму што ў нашай працы пастаяннымі могуць быць толькі перамены.

Адны ўдзельнікі каманды сыходзяць, іншыя паўстаюць на іх месца. Адны інструменты і тэхналогіі састарваюцца, і ім на змену ўкараняюцца новыя. Мэты і зусім мяняюцца пастаянна. Няздольнасць адаптавацца і прывесці працоўныя працэсы ў адпаведнасць з зменамі можа стаць прычынай расчараванняў, неарганізаванасці і спрэчак.

Не трэба спадзявацца, што ўдзельнікі каманды як-небудзь прыстасуюцца самі, і што працэсы будуць аптымізаваць самі сабой па меры з'яўлення новых і новых зменаў. Вы павінны проактивно кіраваць зменамі, выяўляючы бягучыя працэсы і распрацоўваючы новыя, каб дапамагчы камандзе выконваць свае задачы самым аптымальным і прадказальным спосабам.

Каб падвесці вынік, нагадаем схему дзеянняў.

Выяўленне бягучага працоўнага працэсу
  1. Заручыцеся падтрымкай каманды, каб дамагчыся поўнага ўзаемаразумення.
  2. Складзіце блок-схему для візуальнага адлюстравання вашага працэсу.
  3. Выявіце ўсе праблемныя месцы ў вашым бягучым працэсе.
Стварэнне больш эфектыўнага працэсу
  1. Задавайце пытанні, не толькі каб знайсці праблемы, якія трэба выправіць, але ў першую чаргу - каб зразумець, чаму яны ўзнікаюць.
  2. Складзіце новую блок-схему, каб наглядна ўявіць ваш новы працэс.
  3. Прадумваючы новы працэс, рухайцеся ў зваротным напрамку - ад канчатковага выніку да зыходных дадзеных.
  4. Скарачайце аб'ёмы, каб ваш працэс не разросся і не зладзілася занадта ўскладненым.

Выкарыстоўвайце гэтую інфармацыю для ўдакладнення вашых бягучых працэсаў і ўносіце ўсе неабходныя змены, каб ваша каманда змагла дзейнічаць эфектыўна і арганізавана, якія б складаныя задачы ёй ні прыйшлося выконваць!

Пра аўтара.
Кэт Бугард ( @kat_boogaard ) - пісьменніца з Сярэдняга Захаду, кола інтарэсаў якой ўключае ў сябе такія тэмы, як кар'ера, самастойнае развіццё і жыццё фрылансера. Яна вядзе калонку ў Inc., піша артыкулы для The Muse і для The Everygirl і жыве актыўным жыццём у Інтэрнэце.

Што такое працоўныя працэсы?
Як вы збіраецеся выявіць свае працоўныя працэсы, а затым унесці ў іх змены?
Што такое працоўныя працэсы?
Але чаму гэтыя працэсы так важныя?
Як толькі ён згадае пра атрыманыя ад каго-небудзь дадзеных, адразу пытайцеся: "А дзе вы бераце гэтыя інфармацыю?
Хто вам яе дае?
Чаму ўзнікае тое ці іншае перашкода?
Ці ёсць нешта, што неабходна ім для нармальнай працы, але яны гэтага да гэтага часу не атрымалі?
Што магло б зрабіць іх працу прасцей?
«Пачніце з канчатковай мэты або выніку і задайце сабе пытанне:" Што мы павінны зрабіць, каб гэта атрымаць?
Навигация сайта
Реклама
Панель управления
Календарь новостей
Популярные новости
Информация
Экономика стран www.mp3area.ru © 2005-2016
При копировании материала, ссылка на сайт обязательна.