Аптымізацыя бізнэс-працэсаў арганізацыі

1. Апісанне і мадэляванне
2. Мадэлі бізнес-працэсаў «AS IS» і «TO BE»
3. працэс аптымізацыі
4. укараненне
5. мадыфікацыя
6. Віды бізнес-працэсаў арганізацыі

Аптымізацыя бізнэс-працэсаў арганізацыі - гэта ўдасканаленне паслядоўных дзеянняў, якія накіраваны на дасягненне пастаўленых перад прадпрыемствам мэтаў шляхам выбару найлепшага варыянту іх выканання. Гэта непазбежны працэс для эфектыўнай працы сучаснай кампаніі.

Бізнес-працэсам называюць такую ​​сукупнасць дзеянняў, якая прыводзіць да вызначанага выніку. У кожнага працэсу маецца пэўная мэта, свая паслядоўнасць ключавых дзеянняў і прагназуемы вынік. Лік і мэты гэтых працэсаў, якія працякаюць у розных прадпрыемствах, розныя і знаходзяцца ў непасрэднай залежнасці ад тыпу бізнесу, памераў фірмы, асабістых якасцяў уладальнікаў і кіраўніцтва. Гэта ўсё трэба ўлічваць, каб аптымізацыя бізнэс-працэсаў стала эфектыўнай.

Для стварэння эфектыўнага бізнесу важна ўзгадніць маркетынгавую стратэгію з укараненнем методыкі яе ўвасаблення ў жыццё. Аднак здараецца і так, што адэкватная стратэгія маецца, меры па яе рэалізацыі распрацаваны, а вынікаў няма: не ўдаецца дасягнуць планавых паказчыкаў. Магчыма, гэта праблемы ніжняга, працэдурнага ўзроўню сістэмы кіравання. Паспрабуем разабрацца з такой з'явай, як аптымізацыя бізнэс-працэсаў, яе апісаннем і мадэляваннем.

Прадпрыемства да пэўнага ўзроўню развіцця можа цалкам абыходзіцца без аптымізацыі. Аднак ёсць шэраг фактараў, якія сігналізуюць - «пара заняцца бізнес-працэсамі», і, без сумневу, яны набліжаюць гэты момант:

• павелічэнне штата супрацоўнікаў;
• расьце лік кіраўнічых узроўняў;
• расьце лік падраздзяленняў;
• падраздзялення тэрытарыяльна раз'яднаныя;
• адсутнічае або неразвітая адзіная інфармацыйная сістэма.

Такім чынам, у адзін дзень Вы выяўляеце, што ў кампаніі:

• рашэнні прымаюцца вельмі павольна;
• рашэнні выконваюцца вельмі марудна і няякасна;
• высвятляецца, што перыядычна тыя ці іншыя аспекты дзейнасці застаюцца без кантролю;
• заўважаеце рост псіхалагічнага напружання сярод персаналу, звязаны з неўрэгуляванымі правамі, абавязкамі і адказнасцю;
• элементарныя рабочыя аперацыі патрабуюць вельмі шмат часу, сіл, узгадненняў, службовых запісак і тэлефонных званкоў.

Наяўнасць гэтых сімптомаў - сур'ёзная нагода для перабудовы, неабходная аптымізацыя бізнэс-працэсаў. Варта заўважыць, што ў асобных выпадках правесці гэтую працу мэтазгодна, не чакаючы наступу падобных предпоссылок (пры істотным змяненні структуры кіравання, выкарыстанні новай ІС і інш.)

Апісанне і мадэляванне

Лічыцца, што выбар гэтага інструмента для бізнес-працэсаў вельмі важны і мае амаль вырашальнае значэнне. Аднак праграма для апісання мае значэнне, толькі калі распрацоўку праводзяць для іх далейшага ўкаранення ў пэўную інфармацыйную сістэму (ІС). Большасць сучасных ІС валодаюць уласнымі сродкамі распрацоўкі бізнес-працэсаў, таму абмеркаванне праграмнага забеспячэння для іх апісання губляе сэнс.

Адзначым, што бізнес-працэсы патрэбныя для ўдзельнікаў, а не для распрацоўшчыкаў, і найважнейшы крытэр выбару прылады праграмнага апісання - гэта яго даступнасць для ўсіх удзельнікаў на этапе ўзгаднення, аптымізацыі, выканання і мадэрнізацыі.

Мадэлі бізнес-працэсаў «AS IS» і «TO BE»

Стандартныя схемы мадэлявання прадугледжваюць на першым этапе апісанне дзеючай «AS IS» ( «як ёсць) з наступным правядзеннем аптымізацыі да« TO BE »(« як павінна быць »). Некаторыя заказчыкі не разумеюць карыснасці апісання першага этапу. Ім дастаткова, каб выканаўцы прынеслі ўжо новыя, правільныя бізнес-працэсы, а мадэль «AS IS» ўспрымаецца як спроба павялічыць каштарыс.

Звяртаем вашу ўвагу, што падобная методыка ўкаранення, якая не абапіраецца на дзейсныя бізнес-працэсы, называецца рэінжынірынг, што з паняццем «аптымізацыя бізнэс-працэсаў" мае толькі аддаленае падабенства. Апісанне «AS IS» дае магчымасць вызначыць шэраг існуючых супярэчнасцяў і зрабіць першасную аптымізацыю працэсаў. Яе павінны абмеркаваць усе ўдзельнікі і ўзгадніць «пад подпіс».

працэс аптымізацыі

Правесці аптымізацыю чаго-небудзь можна па пэўным крытэрам. Для бізнес-працэсаў такімі крытэрамі з'яўляюцца кошт, працягласць, колькасць транзакцый і пр. Гэтыя крытэрыі «знешнія» ў адносінах да працэсаў, узнікаюць з больш агульнага кіраўніцкага контуру. Паспрабуем разабрацца.

Напрыклад, аптымізацыя такога бізнес-працэсу, як абслугоўванне пакупніка ў краме. Што выбраць крытэрыем аптымізацыі - цану або якасць? Калі гэта крама са зніжкамі для сярэдняга класа - выбіраем першы крытэрый, калі элітны буцік, то другі. Атрымліваецца, што, выбіраючы крытэрый аптымізацыі, мы вызначаем стратэгію і пазіцыянуем краму.

Вось так пры дапамозе крытэра аптымізацыі ўзровень сістэм кіравання пачынае падпарадкоўвацца больш высокаму - стратэгіі.

укараненне

Працэдура ўкаранення з'яўляецца самым складаным этапам работы з бізнес-працэсамі. Яна адбываецца значна больш паспяхова, калі падтрымліваецца інфармацыйнай сістэмай прадпрыемства. Аднак такія магчымасці ёсць не заўсёды або не ў поўным аб'ёме. Укараненне і падтрымка ў актуальным стане бізнес-працэсаў патрабуе:

• давядзення да персаналу інфармацыі аб тым, што праца павінна выконвацца на падставе створаных на прадпрыемстве бізнес-працэсаў;
• ажыццяўлення кантролю над захаваннем персаналам створаных бізнес-працэсаў;
• правядзення перыядычнага аналізу эфектыўнасці і выніковасці выкарыстання бізнес-працэсаў;
• аптымізацыі бізнес-працэсаў на падставе пастаяннага аналізу дадзеных іх эфектыўнасці і выніковасці.

мадыфікацыя

З часам любыя аптымізаваныя бізнес-працэсы запатрабуюць карэкціроўкі або замены. З аднаго боку, бізнес-працэсы павінны адпавядаць рэальнасці, а з другога - не перашкаджаць нармальнаму развіццю прадпрыемства. Таму яны маюць патрэбу ў своечасовай мадыфікацыі. Новую рэдакцыю ўзгодняць з усімі ўдзельнікамі і даводзяць да ўсіх зацікаўленых асоб.

У гэтым выпадку сістэмы бізнес-працэсаў становяцца рэальнымі інструментамі, якія павышаюць эфектыўнасць вядзення бізнесу на працэдурным узроўні.

Віды бізнес-працэсаў арганізацыі

• асноўны - задавальненне патрэбаў кліента і атрыманне прыбытку прадпрыемствам;
• дапаможны - неабходны для нармальнай працы прадпрыемства, не мае каштоўнасці для кліента;
• кіраўнічы - выконвае пастаноўку мэтаў і задач для прадпрыемства, яго падраздзяленняў і кіравання.

Аптымізацыя бізнэс-працэсаў, мэты і задачы:

• павысіць кіравальнасць прадпрыемствам;
• павялічыць паказчыкі якасці вырабленай прадукцыі;
• павысіць якасць аказваемых паслуг;
• паменшыць залежнасці прадпрыемства ад чалавечага фактару;
• укараніць сістэму кантролю выніковасці;
• знізіць выдаткі;
• рацыянальна размеркаваць паўнамоцтвы і адказнасць паміж падраздзяленнямі;
• выключыць дублюючыя функцыі у падраздзяленняў;
• знізіць працягласць цыклу вытворчасці;
• укараніць праграму кіравання якасцю;
• ліквідаваць ўнутраныя супярэчнасці;
• рэгламентаваць дзейнасць прадпрыемства;
• тыражаваць бізнес / стварыць франчайзінгавай сетку;
• аўтаматызаваць дзейнасць прадпрыемства;
• адпавядаць патрабаванням спажыўца;
• адпавядаць патрабаванням дзяржавы;
• адпавядаць міжнародным стандартам;
• паменшыць колькасць часу на дасягненне пастаўленых задач;
• наладзіць узаемадзеянне паміж асноўнымі падраздзяленнямі і дапаможнымі службамі;
• павысіць узровень задаволенасці кліентаў;
• палепшыць фінансавых паказчыкі за кошт пісьменнага размеркавання рэсурсаў;
• атрымаць магчымасць маштабаваць бізнэс;
• знізіць расходную частку бюджэту;
• больш дакладна планаваць;
• павысіць кіравальнасць прадпрыемства;
• ліквідаваць дубляванне функцый падраздзяленняў;
• знайсці новыя рэсурсы для развіцця бізнесу.

Эфект ад правядзення аптымізацыі:

• памяншэнне часу на дасягненне пастаўленых задач;
• наладжванне ўзаемадзеяння паміж асноўнымі падраздзяленнямі і дапаможнымі службамі;
• павышэнне задаволенасці кліентаў;
• паляпшэнне фінансавых паказчыкаў за кошт пісьменнага размеркавання рэсурсаў;
• магчымасць маштабаваць бізнэс;
• зніжэнне расходнай часткі бюджэту;
• больш дакладнае планаванне;
• павышэнне кіравальнасці прадпрыемства;
• ліквідацыю дублявання функцый падраздзяленняў;
• з'яўленне новых рэсурсаў для развіцця бізнесу.

Бізнес-працэсы і інфармацыйная сістэма

Неад'емнай часткай функцыянавання сучаснай кампаніі з'яўляецца карпаратыўная інфармацыйная сістэма. Вельмі важна, каб бізнэс-працэсы ў праграме і працэсы ў кампаніі не супярэчылі адзін аднаму, а толькі дапамагалі. Самы ідэальны варыянт, калі кожны з этапаў адлюстраваны ў сістэме. Гэта дазваляе кіраўніцтву навесці парадак і зразумець, хто ў ланцужку з'яўляецца «слабым» звяном.

PS Калі Вы шукаеце шляху павышэння эфектыўнасці бізнесу, мы гатовыя дапамагчы словам і справай! Мы - каманда экспертаў, якія спецыялізуюцца на аптымізацыі бізнес-працэсаў на базе 1С. Проста патэлефануеце нам па тэлефоне +7 (499) 350 29 00, і мы ў самыя кароткія тэрміны вырашым усе Вашыя праблемы.