Экономика стран

К сожалению, большинство людей, которые будут ими затронуты почти весь мир, не будут иметь никакого влияния на результат. Вести Экономика Дайджест иностранной прессы за 14 августа.
Вести Экономика Греции снова придется списывать долги Греция не сможет самостоятельно расплатиться по долгам, и понадобится новая реструктуризация долгов, чтобы спасти страну от банкротства.

Jak skonfigurować przepływ pracy i osiągnąć pożądany rezultat

  1. Czym są przepływy pracy?
  2. Jak zidentyfikować bieżący przepływ pracy
  3. 1. Uzyskaj wsparcie zespołu
  4. 2. Zrób schemat
  5. 3. Znajdź obszary problemowe
  6. Tworzenie bardziej wydajnego procesu
  7. 1. Zadawaj pytania
  8. 2. Utwórz nowy schemat blokowy
  9. 3. Przesuń się w przeciwnym kierunku.
  10. 4. Zmniejsz głośność
  11. Uproszczenie przejścia: jak wdrożyć nowy proces?
  12. Podsumowując

„Dopóki będziesz robił to, co robisz, otrzymasz to, co otrzymasz”. Chociaż opinie na temat autorstwa tego cytatu wciąż się różnią (przypisywane wielu sławnym osobistościom, od Henry'ego Forda do Tony'ego Robbinsa), nie można zaprzeczyć, że jest w nim dźwięk ziarnisty. Tak, zbyt często menedżerowie nakładają na swoich podwładnych te same przestarzałe procesy przepływu pracy i za każdym razem czekają na różne wyniki.

Przepływ pracy jest klejem, który łączy wszystkie elementy, a to dzięki niemu zadania są wykonywane systematycznie, w sposób zorganizowany i przy minimalnych błędach.

Ale to jest pocieranie: przepływ pracy nie jest tym, co można skonfigurować i zapomnieć. Przepływy pracy muszą być stale oceniane, aby dokładnie zrozumieć, co w nich nie działa, a następnie wykorzystać te informacje do stworzenia systemu bliższego ideałowi. Ponieważ tylko zmiana jest stała, a przepływy pracy muszą być zgodne z tą samą regułą.

Jak zamierzasz zidentyfikować swoje przepływy pracy, a następnie wprowadzić do nich zmiany? Ten artykuł zawiera wszystko, co musisz wiedzieć.

Czym są przepływy pracy?

Glosariusz Baldridge podaje następującą definicję: „Termin„ przepływy pracy ”odnosi się do najważniejszych wewnętrznych procesów tworzenia wartości. Procesy te obejmują większość pracowników firmy i prowadzą do tworzenia wartości dla klientów, udziałowców i innych interesariuszy. ”

Jeśli chcesz ograniczyć to do bardziej zrozumiałego wyjaśnienia, oto łatwiejsza opcja: przepływy pracy to standardowe sposoby osiągnięcia ważnych celów .

Niezależnie od tego, czy tworzysz raport, czy uruchamiasz nowy produkt, zawsze będziesz miał systematyczny przepływ informacji i standardowy zestaw zadań, które Twój zespół musi wykonać.

Ale dlaczego te procesy są tak ważne? Pomagają koordynować pracę członków zespołu, a dzięki nim każdy wie, co musi zrobić i jako część jego pracy pasuje do dużego obrazu .

„Aby członkowie zespołu mogli wykonywać określone zadania, potrzebują wskazówek operacyjnych. Może to być podręcznik lub osoba, która powie dokładnie, co robić i kiedy ”- wyjaśnia Watts Humphrey. w swoim artykule dla Instytutu Programowania Uniwersytetu Carnegie Mellon. - To jest rola procesu operacyjnego. Zapewnia prosty i krótki opis etapów konkretnego zadania roboczego. ”

Jednak procesy nie mogą być sztywne i niezmienione - muszą się zmieniać wraz ze zmianami zespołu, celami i dostępnym zestawem zasobów. Zanim jednak dostosujesz przepływy pracy, musisz zidentyfikować procesy, których teraz używasz.

Jak zidentyfikować bieżący przepływ pracy

Niektórzy ludzie bardzo łatwo określają, w jaki sposób wykonywane jest określone zadanie. Ale nie można sobie wyobrazić, ile informacji pozostaje niewypowiedzianych i nieudokumentowanych, zwłaszcza jeśli zespół ma pracowników z dużym doświadczeniem, którzy wiedzą, jak najlepiej wykonać określone zadanie, nie patrząc na instrukcje.

W związku z tym zajmie trochę wysiłku, aby rzucić światło na obecne procesy. Zobaczmy, jak to się zwykle robi.

1. Uzyskaj wsparcie zespołu

Uzyskaj wsparcie zespołu

Twoim głównym celem jest dogłębne zrozumienie metod wykonywania zadań i przepływu informacji w zespole, a nie powierzchowne spojrzenie z wysokiego miejsca. Oznacza to, że musisz ściśle współpracować z członkami zespołu, aby dokładnie zrozumieć, jak działają. Przecież to oni każdego dnia muszą całkowicie zanurzyć się w procesach.

„Zacznij od dobrze znanego procesu biznesowego, na przykład otrzymując pieniądze od klientów, a następnie płacąc rachunki” - wyjaśnia Will Bachmann, współzałożyciel Umbrex oraz specjalista ds. operacji biznesowych przeszkolony w McKinsey Global Institute. „A następnie poproś zbiórkę pieniędzy, aby krok po kroku opisała swoją część procesu”. Gdy tylko wymieni dane otrzymane od kogoś, natychmiast zapytaj: „Skąd masz te informacje? Kto ci to daje?

Następnie idziesz do wspomnianego pracownika i zadajesz mu te same pytania. „Poruszaj się po łańcuchu, aż dotrzesz do sprzedawcy, który sprzedał produkty” - radzi Bachmann.

Takie podejście wydaje się bardzo proste. Ale nie masz pojęcia, ilu menedżerów nie może uzyskać niezbędnych informacji od członków swojego zespołu przed wprowadzeniem nowego procesu. Poświęć czas na tę „grę nadrabiania zaległości”, która pomoże ci lepiej zrozumieć bieżące przepływy pracy.

2. Zrób schemat

Korzystając z informacji zebranych w pierwszym kroku, utwórz wizualną reprezentację przepływu pracy.

„Zacznij od prostego schematu blokowego” - radzi Aileen Markus, założycielka i CEO Wyrównane miejsce pracy . „To wykresy pomogą Ci wykryć niespójności i zaplanować mechanizm wprowadzania zmian”.

Utwórz schemat blokowy (lub karty procesów biznesowych ) staje się coraz bardziej popularną praktyką w świecie biznesu. „Jego celem jest dogłębne zrozumienie samego procesu, jego uczestników, mechanizmów zarządzania i tego, co masz przy wejściu i wyjściu, a następnie, jeśli to możliwe, uproszczenie go, sprawienie, że będzie bardziej wydajny i / lub poprawienie jego wyników”, wyjaśnione w artykuł dla LucidChart .

Więc nie bój się pokazać swojej kreatywności i dosłownie narysuj swój proces. Taka prezentacja wizualna pomoże Ci w następujących krokach.

3. Znajdź obszary problemowe

Pamiętaj, że Twoim celem jest nie tylko zrozumienie postępu przepływu pracy, ale także jego poprawa. Oznacza to, że oprócz identyfikacji przepływu pracy konieczne jest zidentyfikowanie lokalizacji potencjalnych problemów.

Dwa poprzednie etapy bardzo dobrze pomagają znaleźć ewentualne pominięcia i obecność obszarów, w których praca nie idzie zgodnie z planem.

Dwa poprzednie etapy bardzo dobrze pomagają znaleźć ewentualne pominięcia i obecność obszarów, w których praca nie idzie zgodnie z planem

Biorąc pod uwagę powyższy przykład zbierania pieniędzy, widzimy, że pracownik odpowiedzialny za wykorzystanie tych środków do płacenia rachunków ma stałe trudności z uzyskaniem zezwolenia od pracownika, który zbiera pieniądze od klientów. Musi uporać się z tym problemem miesiąc po miesiącu, a to znacznie spowalnia jej pracę.

Udokumentuj ten problem (i wszystkie inne problemy, które możesz zidentyfikować!) Aby się go pozbyć podczas planowania nowego procesu.

„Dokumentując problemy i wiedząc dokładnie, gdzie one powstają, będziesz w stanie ominąć obszary problemowe i rozwiać obawy pracowników, co jest bardzo ważne przy wprowadzaniu nowego procesu” - mówi Marcus.

Tworzenie bardziej wydajnego procesu

Teraz, gdy już wiesz, jak wygląda Twój bieżący przepływ pracy i zidentyfikowałeś wszystkie obszary, które wymagają poprawy, nadszedł czas, aby przejść do następnego kroku: stworzenie bardziej udanego przepływu pracy i wyeliminowanie problemów operacyjnych, które spowalniają pracę zespołu.

1. Zadawaj pytania

Zadawaj pytania

Podobnie jak w przypadku identyfikacji bieżącego procesu, pierwszym krokiem w projektowaniu nowego przepływu pracy powinna być komunikacja z członkami zespołu.

Mów do nich szczerze. Dlaczego powstaje ta lub inna przeszkoda? Czy jest coś, czego potrzebują do normalnej pracy, ale nadal jej nie otrzymali? Co może ułatwić im pracę?

Po zrozumieniu, jakie są ich problemy, dlaczego powstają i jak można je rozwiązać, będziesz w stanie zaprojektować i wdrożyć nowy proces w taki sposób, aby naprawdę wyeliminować źródła problemów i nie stwarzać pozorów eliminacji.

2. Utwórz nowy schemat blokowy

Gdy zaczniesz planować nowy przepływ pracy, utworzenie następnej prezentacji wizualnej pomoże ci upewnić się, że problemy zidentyfikowane podczas wstępnego badania zostaną pomyślnie rozwiązane.

Ale nie daj się zwieść, biorąc pod uwagę, że proces ten musi być koniecznie bardzo złożony lub starannie wykonany. Jeśli udało ci się przenieść go na papier, aby był wystarczająco zrozumiały dla Ciebie i dla twojego zespołu, oznacza to, że robisz wszystko poprawnie.

„Zaplanuj przepływ pracy tak, jakbyś tworzył nową firmę z nieograniczonymi zasobami” - radzi Daniel Feyman, dyrektor zarządzający Zbuduj go wstecz . Pomoże to zapomnieć o ograniczeniach podczas tworzenia schematu blokowego, a także zaplanować proces, który naprawdę poprawi metody pracy zespołu.

3. Przesuń się w przeciwnym kierunku.

Budowanie nowego procesu od podstaw może być dość trudne. Najmądrzejszym sposobem na to jest przejście w przeciwnym kierunku.

�Zacznij od ostatecznego celu lub wyniku i zadaj sobie pytanie:„ Co powinniśmy zrobić, aby to osiągnąć? ”Doradza Michael Clingan, założyciel Grupa claymore . - Konsekwentnie stosuj to samo podejście do wszystkich zadań, które muszą zostać rozwiązane, dopóki nie zaplanujesz całego procesu. Oznacza to, że planowanie powinno być prowadzone od końca do początku. ”

”

Załóżmy, że malujesz proces tworzenia artykułu na blogu, nad którym pracuje cały zespół kreatywny. Zamiast zaczynać od początku, zacznij od wyniku końcowego: opublikowanego artykułu. Jaki etap poprzedza publikację? Włączenie tego artykułu do harmonogramu publikacji. A przedtem? Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek. A przedtem? Dodawanie ilustracji.

Kontynuuj od późniejszego etapu do wcześniejszego etapu, aż dojdziesz do początku - wybierając pomysł na artykuł.

Gdy projekt nowego procesu jest gotowy, Clingan zaleca sprawdzenie go i ulepszenie, biorąc pod uwagę następujące trzy sytuacje:

  • To, co powinno się wydarzyć, nie miało miejsca.
  • To, co się stało, nie powinno się zdarzyć.
  • Nie wiesz, co się dzieje.

4. Zmniejsz głośność

Nawet jeśli zastosowałeś się do powyższych zaleceń, Twój proces może być zbyt obszerny i złożony.

„Większość procesów można wykonać w nie więcej niż sześciu etapach, nawet przy wszystkich trudnościach i etapach pośrednich”, mówi Marcus.

Dlatego ważne jest, aby zmniejszyć ilość procesu, aby był jak najbardziej wygodny. „Zawsze lepiej jest, jeśli musisz wprowadzić informacje na stronie internetowej w ciągu kilku godzin, niż gdybyś opracował bardzo skuteczny proces, który polega na wprowadzaniu informacji z telefonu w tym samym czasie”, podaje Bachmann.

Rada Poszukaj obszarów, w których wykonujesz jakieś zadanie, po prostu dlatego, że jesteś do tego przyzwyczajony - być może możesz całkowicie odrzucić to zadanie.

Wskazówka Szukaj witryn, w których w pewnym momencie zaangażowanych jest zbyt wielu artystów. Zwykle im mniej osób bierze udział w danym zadaniu, tym lepiej.

Rada Zadawaj sobie cały czas pytanie, czy jest lepszy sposób na wykonanie tej pracy. Jeśli praca zostanie wykonana, nie oznacza to, że została wykonana w najwygodniejszy i najbardziej skuteczny sposób. Testowanie i szkolenie to jedyny sposób na poprawę przyszłych procesów.

Uproszczenie przejścia: jak wdrożyć nowy proces?

Chociaż nowy proces został stworzony, aby pomóc członkom zespołu pracować z większą skutecznością i rozwiązywać problemy, z którymi się borykają przez cały czas, będziesz musiał pokonać ich opór. Kiedy ogłosimy zespołowi, że wprowadzany jest nowy, ulepszony proces, ktoś prawdopodobnie będzie wątpił, a ktoś pozostanie niezadowolony.

Dlatego bardzo ważne jest, aby otwarcie omówić z kolegami wszystkie innowacje i zaangażować ich w rozwój nowego procesu, jak opisano powyżej.

Przed wprowadzeniem nowych metod pracy zorganizuj spotkanie ze wszystkimi członkami zespołu, którzy będą musieli pracować na nowe sposoby. Wyjaśnij im, jaka jest potrzeba zmiany, przekonaj się, że możesz rozwiązać wszystkie problemy i wyeliminować trudności, które udało ci się zidentyfikować, a następnie poproś ich, aby zadawali pytania dotyczące nowego procesu i przedstawiali własne sugestie.

Im lepiej pracownicy rozumieją, jakie zmiany są wprowadzane i jakie mają korzyści, tym szybciej będą się z tobą spotykać i lepiej dostosowywać do nowych sposobów pracy.

Podsumowując

Twoje przepływy pracy to sposoby, w jakie zespół osiąga swoje cele . Ale nie można ich po prostu ustawić i zapomnieć, ponieważ w naszej pracy tylko zmiana może być trwała.

Niektórzy członkowie zespołu odchodzą, inni zajmują ich miejsce. Niektóre narzędzia i technologie stają się przestarzałe, a nowe zastępują je. Cele zmieniają się cały czas. Brak dostosowania i dostosowania przepływów pracy do zmian może spowodować frustrację, brak organizacji i kontrowersje.

Nie należy mieć nadziei, że członkowie zespołu w jakiś sposób się dostosują i że procesy zostaną zoptymalizowane same w sobie, gdy pojawią się nowe i nowe zmiany. Musisz aktywnie zarządzać zmianami, identyfikować bieżące procesy i opracowywać nowe, aby pomóc zespołowi w realizacji jego zadań w najbardziej optymalny i przewidywalny sposób.

Podsumowując, przypominamy schemat działania.

Określ bieżący przepływ pracy
  1. Uzyskaj wsparcie zespołu, aby osiągnąć pełne zrozumienie.
  2. Stwórz schemat blokowy, aby wizualizować swój proces.
  3. Zidentyfikuj wszystkie obszary problemowe w bieżącym procesie.
Tworzenie bardziej wydajnego procesu
  1. Zadawaj pytania, nie tylko po to, aby znaleźć problemy, które należy naprawić, ale przede wszystkim, aby zrozumieć, dlaczego powstają.
  2. Utwórz nowy schemat blokowy, aby wizualizować swój nowy proces.
  3. Myśląc o nowym procesie, ruszaj w przeciwnym kierunku - od ostatecznego wyniku do oryginalnych danych.
  4. Zmniejsz wolumeny, aby proces się nie rozwijał i nie okazał się zbyt skomplikowany.

Skorzystaj z tych informacji, aby udoskonalić bieżące procesy i wprowadzić wszystkie niezbędne zmiany, aby zespół mógł działać sprawnie i zorganizowany, bez względu na złożone zadania, które musi wykonać!

O autorze.
Kat Bugard ( @kat_boogaard ) Jest pisarzem z Bliskiego Zachodu, którego zainteresowania obejmują takie tematy jak kariera, samorozwój i życie wolnego strzelca. Prowadzi kolumnę w Inc., pisze artykuły dla The Muse i dla The everygirl i żyj aktywnie w Internecie.

Czym są przepływy pracy?
Jak zamierzasz zidentyfikować swoje przepływy pracy, a następnie wprowadzić do nich zmiany?
Czym są przepływy pracy?
Ale dlaczego te procesy są tak ważne?
Gdy tylko wymieni dane otrzymane od kogoś, natychmiast zapytaj: „Skąd masz te informacje?
Kto ci to daje?
Dlaczego powstaje ta lub inna przeszkoda?
Czy jest coś, czego potrzebują do normalnej pracy, ale nadal jej nie otrzymali?
Co może ułatwić im pracę?
?Zacznij od ostatecznego celu lub wyniku i zadaj sobie pytanie:„ Co powinniśmy zrobić, aby to osiągnąć?
Навигация сайта
Реклама
Панель управления
Календарь новостей
Популярные новости
Информация
Экономика стран www.mp3area.ru © 2005-2016
При копировании материала, ссылка на сайт обязательна.