- Czym są procesy biznesowe
- Co to jest usprawnienie procesów biznesowych?
- Planowanie usprawnienia procesów biznesowych
- Analiza bieżącego procesu biznesowego
- Przeprojektowanie procesów biznesowych
- Przyciąganie niezbędnych zasobów
- Wdrażanie ulepszonych procesów biznesowych
- Dalsza poprawa procesów biznesowych
Sukces każdej organizacji zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze ułożyła ona procesy biznesowe. W końcu, jeśli czasy realizacji ulegną zwiększeniu, jeśli jakość spadnie, jeśli klienci będą niezadowoleni, problem można rozwiązać z dużym prawdopodobieństwem, zwracając uwagę na organizację procesów biznesowych. Ta książka, napisana przez ekspertów z Uniwersytetu Harvarda, i moim zdaniem raczej wyjaśnia, co należy zrobić, ale w mniejszym stopniu, jak to zrobić. Książka będzie prawdopodobnie przydatna dla menedżerów podejmujących pierwsze kroki w zarządzaniu procesami biznesowymi.
Bardziej szczegółowo temat ten jest omawiany w pracach Masaaki Imai: Kaizen i Gemba kaizen , Mike Rother, John Shook Naucz się widzieć procesy biznesowe , Pita Pande, Larry Holpa Czym jest Six Sigma?
Przewodnik usprawniający procesy biznesowe. - M: Wydawca Alpina , 2015. - 132 p.
Pobierz podsumowanie (podsumowanie) w formacie Słowo lub pdf
Kup cyfrową książkę w Litrów księga papierowa w Ozon lub Labirynt
Czym są procesy biznesowe
Procesy biznesowe to sekwencja kroków, które firma podejmuje, aby stworzyć produkt lub usługę, których potrzebują klienci. Każdy proces składa się z trzech głównych komponentów: podstawowych zasobów, działań, wyników. Procesy biznesowe można również zdefiniować jako sekwencję zdarzeń z udziałem ludzi, technologii i przepływów informacji, które pozwalają uzyskać znaczące wyniki. Procesy biznesowe mogą być sformalizowane w większym lub mniejszym stopniu.
Ponieważ procesy biznesowe przebiegają niezauważalnie, wiele osób celowo nie myśli o nich i nie przedstawia ich wpływu na wydajność firmy. Jeśli coś pójdzie nie tak (na przykład klient otrzyma niewłaściwą kolejność), ludzie często wolą szybko znaleźć sprawcę. Niestety, wielu menedżerów uważa, że takie „rozwiązania” nie działają. Prędzej czy później pojawią się te same problemy. Większość trudności organizacyjnych w pracy firmy nie jest związana z niekompetencją pracowników lub przestarzałymi technologiami, ale z niską jakością organizacji procesów biznesowych.
Konieczne jest stymulowanie myślenia zorientowanego na proces:
- Wyjaśnij pracownikom, że praca zespołu polega na wykonywaniu szeregu zadań, których wynikiem jest osiągnięcie zamierzonego rezultatu. Kompleks zadań w danej kolejności jest procesem.
- Poproś osoby zaangażowane w proces biznesowy o opisanie, na jakich etapach się składa, jakie podstawowe zasoby wykorzystują w swojej pracy, jakie działania podejmują w celu wykonywania swoich obowiązków i jakie wyniki powinny osiągnąć.
- Rozróżnij główne i powiązane procesy.
- Stwórz schemat wszystkich procesów produkcyjnych, w które zaangażowani są twoi pracownicy.
Co to jest usprawnienie procesów biznesowych?
W organizacjach koncentrujących się na usprawnianiu procesów biznesowych:
- Menedżerowie i pracownicy wiedzą, jakie procesy biznesowe mają.
- Menedżerowie śledzą jakość wydajności procesów biznesowych za pomocą karty wyników.
- Najwyższe kierownictwo firmy regularnie inwestuje w poprawę procesów biznesowych.
Rys. 1. Formalne metody i standardy usprawniania procesów biznesowych. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz W. Edwards Deming. Wyjście z kryzysu : Nowy paradygmat zarządzania ludźmi, systemami i procesami.
Eksperci zalecają zarządzanie stosunkowo złożonymi procesami biznesowymi za pomocą sześciostopniowego schematu (porównaj z czteropoziomowym cyklem Shewharta - Deminga - PDCA):
- Planowanie. Wybierz proces biznesowy, który zamierzasz ulepszyć, zdecyduj o zadaniach i zakresie zmian, zbierz zespół.
- Analiza. Uważnie przestudiuj proces biznesowy, który zamierzasz ulepszyć.
- Przeprojektowanie Zdecyduj, jakie zmiany zamierzasz wprowadzić w wybranym procesie.
- Przyciąganie zasobów. Upewnij się, że masz personel, sprzęt i inne zasoby potrzebne do dokonania zamierzonych zmian.
- Wdrożenie. Dokonaj niezbędnych zmian.
- Ciągłe doskonalenie. Regularnie oceniaj skuteczność wybranego procesu i, jeśli to konieczne, dokonuj dodatkowych zmian.
Planowanie usprawnienia procesów biznesowych
Aby przygotować plan zmiany procesów biznesowych, należy wykonać następujące czynności:
- Zidentyfikuj oznaki problemu
- Wybierz proces, który chcesz poprawić.
- Określ zakres, cele i harmonogram zmian
- Złóż zespół, który usprawni procesy biznesowe
- Kompetentnie ustaw zespół zadaniowy
Wybieramy proces, który wymaga poprawy:
- Określ, który z procesów jest najważniejszy pod względem wkładu Twojego zespołu w ogólną działalność firmy. Nie zapomnij zapytać opinii samych członków zespołu, a także zewnętrznych obserwatorów - na przykład klientów i dostawców.
- Daj pierwszeństwo procesom, które najbardziej wpływają na klientów.
- Wybierz ulepszanie procesów, których korekta przyniesie maksymalne korzyści przy najniższych kosztach.
- Zwróć szczególną uwagę na procesy biznesowe, których niedoskonałość jest kosztowna dla organizacji - na przykład prowadzi do niemożności zaspokojenia potrzeb klientów, wzrostu cen lub wydłużenia cyklu produkcyjnego.
- Niezwykle ważne jest także usprawnienie procesów, które mają negatywny wpływ na sytuację w zespole - na przykład prowadzą do konfliktów między jego członkami, dlatego nie mogą skupić się na zaspokajaniu potrzeb klientów.
Zespół powinien składać się z następujących pracowników: kierownik projektu odpowiedzialny za proces, użytkownicy (nie rekrutują najlepszych członków zespołu, tworzą reprezentatywną próbkę), sceptycy, moderator, ekspert ds. Technologii.
Analiza bieżącego procesu biznesowego
Ten etap składa się z następujących kroków:
- Wykresowanie bieżącego procesu (dokumentowanie organizacji pracy w ramach określonego procesu biznesowego).
- Studiuj diagramy procesów, aby zidentyfikować problemy.
- Przeprowadzanie wywiadów z zainteresowanymi stronami (w tym klientami) w celu zrozumienia, jak wygląda ten proces biznesowy z ich punktu widzenia.
- Analiza tego, jak inne organizacje organizują odpowiednie procesy.
Użyj następujących konwencji:
Na przykład funkcjonalny schemat procesu otwierania kont w biurze Joe:
Rys. 3. Schemat funkcjonalny bieżącego procesu
Przeprojektowanie procesów biznesowych
Podczas przebudowy będziesz:
- Wyobraź sobie, jak powinien wyglądać zaktualizowany proces
- Sprawdź pomysły swojego zespołu
- Oceń wpływ wprowadzenia nowych procedur
- Udokumentuj nowy projekt procesu biznesowego
- Zbierz informacje zwrotne od interesariuszy i zaktualizuj zaktualizowany projekt procesu.
Przydatne wskazówki
- Zmień proces, aby ulepszenia odpowiadały życzeniom klientów.
- Pozwólcie, że nie będziecie związani takimi czynnikami, jak istniejąca tabela personelu, podział obowiązków, miejsce pracy.
- W przypadkach, w których pewne kroki w procesie mogą być podejmowane niezależnie od siebie i poza kolejnością, może być warto utworzyć kilka procesów, które mogą wystąpić równolegle.
- Szukaj możliwości pozbycia się nadmiernej kontroli nad już wykonaną pracą. Kiedy ludzie wiedzą, że wyniki ich pracy będą sprawdzane wiele razy, przestają próbować robić wszystko dobrze za pierwszym razem.
- Aby zmniejszyć liczbę kroków w procesie, wyklucz wszystkie przypadki zatwierdzania dokumentów i zatwierdzania działań przez pracowników, którzy nie rozumieją w szczególności treści wykonywanej pracy. Podejmij proces podejmowania decyzji na niższym poziomie, gdzie prowadzona jest główna działalność.
- Upewnij się, że w proces zaangażowanych jest jak najmniej osób. W ten sposób zmniejszasz z góry liczbę możliwych trudności i prawdopodobieństwo problemów.
- Aby zidentyfikować wąskie gardła w organizacji procesu, zwiększ szybkość jego wdrażania. W tych warunkach wąskie gardła pojawią się najwyraźniej.
Przyciąganie niezbędnych zasobów
W procesie zmian możesz potrzebować: zmian w personelu, nowego sprzętu lub technologii, nowych pomieszczeń, pomocy specjalistów ds. Technologii informatycznych, szkoleń, nowych uprawnień i wskaźników wydajności.
Wdrażanie ulepszonych procesów biznesowych
Wielu ekspertów uważa wdrożenie procesu w praktyce za najtrudniejszą część zarządzania procesami biznesowymi. Aby zwiększyć szanse powodzenia, potraktuj tę operację jako dwuetapową akcję: badanie okoliczności utrudniających wprowadzenie, rzeczywiste wdrożenie.
Rys. 4. Przeszkody we wprowadzaniu nowych procesów
Zaproś wszystkich, w tym pracowników, którzy opierają się zmianom, aby podzielili się swoimi poglądami na temat zmian. Napisz swoje zastrzeżenia na dużej kartce papieru i daj nam znać, że ty i twój zespół pamiętasz kwestie, które ich dotyczą. Być może ci, którzy stawiają opór innowacjom, mogą naprawdę powiedzieć ci coś ważnego, o czym musisz pamiętać, ulepszając proces biznesowy.
Proponując zmianę procesów biznesowych, podkreśl, że problem jest związany z procedurą, a nie z ludźmi. Często osoby zaangażowane w ten proces od wielu lat identyfikują się z przyjętymi metodami pracy i zgadzają się na zmianę z wielkim trudem.
Wprowadzając zaktualizowane procesy biznesowe do codziennej praktyki, należy postępować w następujący sposób: informować (ogólnie informować o zbliżającym się wprowadzeniu nowego procesu biznesowego), szkolić i wyjaśniać, organizować projekt pilotażowy (w razie potrzeby), wprowadzać, zapominać o przeszłości (pozbyć się wszelkich przypomnień o byłym proces, aby nikt nie miał ochoty powrócić do zwykłych metod pracy).
Dalsza poprawa procesów biznesowych
Aby stale ulepszać proces, którego potrzebujesz:
- ocenić jakość procesu biznesowego zgodnie z opracowaną kartą wyników;
- czas na wykrycie problemów i podjęcie kroków w celu ich wyeliminowania;
- terminowo dostosowywać wskaźniki wydajności i cele.
Ponadto potrzebny będzie „pulpit”, który graficznie przedstawia wskaźniki wykorzystywane do śledzenia skuteczności procesu oraz porównywania celów i bieżących wyników. Na przykład oferujemy „pulpit Joe'a”.
Rys. 5. Deska rozdzielcza Joe
Co to jest usprawnienie procesów biznesowych?
