Як налаштувати робочі процеси і домогтися бажаного результату

1. Що таке робочі процеси?
2. Як виявити поточний робочий процес
3. 1. Заручіться підтримкою команди
4. 2. Складіть блок-схему
5. 3. Знайдіть проблемні місця
6. Створення більш ефективного процесу
7. 1. Задавайте питання
8. 2. Складіть нову блок-схему
9. 3. Рухайтеся в зворотному напрямку
10. 4. Скоротіть обсяг
11. Спрощення переходу: як впровадити новий процес?
12. На закінчення

«Поки ви продовжуєте робити те, що робите, ви будете отримувати те, що отримуєте». Хоча думки про авторство цієї цитати досі розходяться (її приписують багатьом відомим особистостям, починаючи від Генрі Форда і закінчуючи Тоні Роббінс), не можна заперечувати, що в ній є здорове зерно. Так, занадто часто керівники нав'язують своїм підлеглим одні і ті ж застарілі робочі процеси і щоразу очікують різних результатів.

Робочий процес - це клей, що зв'язує воєдино всі компоненти, і саме завдяки йому завдання виконуються систематично, організовано і з мінімумом помилок.

Але в цьому-то й заковика: робочий процес - це не та річ, яку можна один раз налаштувати і забути. Робочі процеси необхідно постійно оцінювати, щоб зрозуміти, що саме в них не працює, а потім використовувати цю інформацію для створення системи, більш близькою до ідеалу. Тому що постійні тільки зміни, і робочі процеси повинні підкорятися цим же правилом.

Як ви збираєтеся виявити свої робочі процеси, а потім внести в них зміни? У цій статті є все, про що вам потрібно знати.

Що таке робочі процеси?

глосарій Болдріджа дає наступне визначення: «Термін" робочі процеси "відноситься до найважливіших внутрішніх процесів створення цінності. Ці процеси охоплюють велику частину персоналу компанії і призводять до створення цінності для клієнтів, акціонерів та інших зацікавлених осіб ».

Якщо ви хочете звести це до більш зрозумілому поясненню, ось варіант простіше: робочі процеси - це стандартні способи досягнення важливих цілей.

Чи складаєте ви звіт або запускаєте новий продукт, у вас завжди буде систематизований потік інформації і стандартний набір завдань, які повинна виконати ваша команда.

Але чому ці процеси так важливі? Вони допомагають узгодити роботу учасників команди, і завдяки їм кожен знає, що йому потрібно зробити і як його частина роботи укладається в загальну картину .

«Щоб учасники команди могли виконати певні завдання, їм необхідне оперативне керівництво. Це може бути інструкція або людина, яка скаже точно, що і коли потрібно робити, - пояснює Уоттс Хамфрі в своїй статті для Інституту програмування Університету Карнегі-Меллон. - В цьому і полягає роль операційного процесу. Він дає просте і короткий опис етапів виконання конкретного робочого завдання ».

Однак процеси не можуть бути жорсткими і незмінними - вони повинні змінюватися в міру того, як змінюється ваша команда, поставлені перед нею цілі і доступний набір ресурсів. Але перш ніж коригувати робочі процеси, потрібно виявити процеси, якими ви користуєтеся зараз.

Як виявити поточний робочий процес

Деякі вважають, що визначити, як виконується та чи інша задача, дуже легко. Але ви не уявляєте, який обсяг інформації залишається невисловлені і не задокументованим, особливо якщо в команді є співробітники з великим досвідом, які знають, як краще виконати ту чи іншу задачу, не заглядаючи в інструкції.

Тому, щоб пролити світло на ваші поточні процеси, потрібні певні зусилля. Давайте подивимося, як це зазвичай робиться.

1. Заручіться підтримкою команди

Ваша головна мета - поглиблене уявлення про методи виконання завдань і потоках інформації в команді, а не поверхневий погляд з начальницького місця. А це означає, що вам потрібно дуже тісно взаємодіяти з учасниками команди, щоб зрозуміти, як саме вони працюють. Адже це їм день у день доводиться повністю занурюватися в процеси.

«Почніть з відомого бізнес-процесу, наприклад, з отримання грошей від клієнтів і подальшої оплати рахунків, - пояснює Уїлл Бахман, співзасновник Umbrex і фахівець з бізнес-операцій, що пройшов навчання в Глобальному інституті McKinsey. - А потім попросіть співробітника, що займається збором грошей, щоб він описав свою частину процесу крок за кроком. Як тільки він згадає про отримані від кого-небудь даних, відразу запитуйте: "А де ви берете ці інформацію? Хто вам її дає? "».

Потім ви йдете до згаданого співробітнику і задаєте йому ті ж самі питання. «Продовжуйте рухатися по ланцюжку, поки не дійдете до фахівця зі збуту, який продав продукцію», - радить Бахман.

Такий підхід здається дуже прямолінійним. Але ви не уявляєте, скільки менеджерів не змогли отримати потрібну інформацію від учасників своєї команди перед впровадженням нового процесу. Витратьте час на цю «гру в догонялки», і вона допоможе вам краще зрозуміти поточні робочі процеси.

2. Складіть блок-схему

Використовуючи відомості, зібрані на першому етапі, створіть візуальне уявлення робочого процесу.

«Почніть з простої блок-схеми, - радить Айлін Маркус, засновник і генеральний директор Aligned Workplace . - Саме складання схеми допоможе вам виявити неузгодженості і спланувати механізм впровадження змін ».

Створення блок-схеми (або карти бізнес-процесу ) Стає все більш популярною практикою в діловому світі. «Її мета полягає в тому, щоб досконально зрозуміти сам процес, його учасників, механізми управління і те, що у вас є на вході і на виході, а потім по можливості спростити його, зробити більш ефективним і / або поліпшити його результати», - пояснюється в статті для LucidChart .

Так що не бійтеся проявити свої творчі здібності і буквально намалювати ваш процес. Таке візуальне уявлення дуже допоможе вам на наступних етапах.

3. Знайдіть проблемні місця

Пам'ятайте, що ваша мета - не тільки зрозуміти хід робочого процесу, але і його поліпшити. Тобто, крім виявлення робочого процесу треба виявити місця виникнення потенційних проблем.

Два попередні етапи дуже добре допомагають знаходити можливі упущення і наявність ділянок, де робота йде не за планом.

Розглянувши наведений вище приклад збору грошей, ми бачимо, що співробітниця, відповідальна за використання цих коштів для оплати рахунків, відчуває постійні труднощі з отриманням дозволу від співробітника, що збирає гроші з клієнтів. Їй доводиться стикатися з цією проблемою місяць за місяцем, і це сильно уповільнює її роботу.

Інвентаризують цю проблему (і всі інші проблеми, які зможете виявити!), Щоб позбутися від неї при плануванні нового процесу.

«Задокументувавши проблеми і знаючи, де саме вони виникають, ви зможете обійти проблемні місця і розвіяти тривоги співробітників, що дуже важливо при впровадженні нового процесу», - стверджує Маркус.

Створення більш ефективного процесу

Тепер, коли ви отримали уявлення про те, як виглядає ваш поточний робочий процес, і виявили всі ділянки, які потребують поліпшення, пора переходити до наступного етапу: створення більш успішного робочого процесу і усунення операційних проблем, що уповільнюють роботу команди.

1. Задавайте питання

Як і при виявленні пов'язаних з поточною діяльністю, вашим першим кроком в проектуванні нового робочого процесу має стати спілкування з учасниками команди.

Поговоріть з ними відверто. Чому виникає ту чи іншу перешкоду? Чи є щось, що необхідно їм для нормальної роботи, але вони цього досі не отримали? Що могло б зробити їх роботу простіше?

Зрозумівши, в чому полягають їхні проблеми, чому вони виникають і як їх можна вирішити, ви зможете спроектувати і впровадити новий процес таким чином, щоб дійсно усунути джерела проблем, а не створити видимість усунення.

2. Складіть нову блок-схему

Коли ви приступаєте до планування нового робочого процесу, створення чергового візуального представлення допоможе вам переконатися, що проблеми, виявлені в ході попереднього вивчення, будуть успішно вирішені.

Але не впадайте в оману, вважаючи, що цей процес неодмінно повинен бути дуже складним або ретельно оформленим. Якщо вам вдалося перенести його на папір так, що він досить зрозумілий для вас і для вашої команди, значить, ви все робите правильно.

«Плануйте робочий процес, як якщо б ви створювали нову компанію з необмеженими ресурсами», - радить Деніел Фейман, керуючий директор Build it Backwards . Це допоможе вам забути про ваших обмеження при складанні блок-схеми, і ви зможете спланувати процес, який дійсно поліпшить методи роботи вашої команди.

3. Рухайтеся в зворотному напрямку

Вибудувати новий процес з нуля може бути досить складно. Самий розумний спосіб це зробити - рухатися в зворотному напрямку.

«Почніть з кінцевої мети або результату і задайте собі питання:" Що ми повинні зробити, щоб це отримати? "- радить Майкл Клінган, засновник The Claymore Group . - Послідовно застосуєте цей же підхід до всіх завдань, які потрібно вирішити, поки не розплануєте весь процес. Тобто, планування повинне вестися від кінця до початку ».

Припустимо, ви розписуєте процес створення статті для блогу, над якою працює вся творча група. Замість того, щоб починати з початку, почніть з кінцевого результату: опублікованій статті. Який етап передує публікації? Включення цієї статті в графік публікацій. А до цього? Пошукова оптимізація. А ще раніше? Додавання ілюстрацій.

Продовжуйте рухатися від більш пізнього етапу до більш раннього, поки не дійдете до початку - вибору ідеї для статті.

Коли чернетка нового процесу буде готовий, Клінган рекомендує перевірити його і поліпшити, обдумавши три наступні ситуації:

• Те, що повинно було статися, не відбулося.
• Сталося те, чого не повинно було статися.
• Ви не знаєте, що відбувається.

4. Скоротіть обсяг

Навіть якщо ви пішли всім вищепереліченим рекомендаціям, ваш процес може вийти занадто об'ємним і складним.

«Більшість процесів можна виконати не більше ніж в шість етапів, навіть з урахуванням всіх складнощів і проміжних стадій», - стверджує Маркус.

Тому так важливо спробувати скоротити обсяг процесу, щоб зробити його якомога зручнішим. «Завжди краще, якщо вам доведеться протягом декількох годин вводити інформацію на веб-сайті, ніж якщо ви разработаете дуже ефективний процес, який передбачає протягом такого ж часу введення інформації з телефону», - наводить приклад Бахман.

Рада. Шукайте ділянки, де ви виконуєте якусь задачу, просто тому, що звикли її виконувати - можливо, від цього завдання можна і зовсім відмовитися.

Рада. Шукайте ділянки, де на якомусь етапі процесу задіяно занадто багато виконавців. Зазвичай, чим менше людей залучені до виконання однієї конкретної задачі, тим краще.

Рада. Весь час запитуйте себе, чи немає кращого способу зробити цю роботу. Якщо робота виконана, це зовсім не означає, що вона була зроблена найбільш зручним і ефективним методом. Перевірки і навчання - це єдиний спосіб поліпшити ваші майбутні процеси.

Спрощення переходу: як впровадити новий процес?

Хоча новий процес для того і створюється, щоб допомогти учасникам вашої команди працювати успішніше і вирішити проблеми, з якими вони стикаються постійно, вам доведеться долати їх опір. Коли ви оголосите команді про введення нового поліпшеного процесу, хтось напевно буде сумніватися, а хтось залишиться незадоволений.

Тому дуже важливо відкрито обговорити з колегами всі нововведення і залучити їх до участі в розробці нового процесу, як було описано вище.

Перш ніж впроваджувати нові методи роботи, організуйте нараду з усіма учасниками команди, яким доведеться працювати по-новому. Поясніть їм, в чому полягає необхідність змін, переконайте, що ви зможете вирішити всі проблеми і усунути труднощі, які змогли виявити, а потім запропонуйте їм задати питання про новий процесі і внести власні пропозиції.

Чим краще співробітники будуть розуміти, для чого відбуваються зміни і яка в них користь, тим швидше вони підуть вам назустріч і успішніше адаптуються до нових методів роботи.

На закінчення

Ваші робочі процеси - це способи, за допомогою яких команда досягає своїх цілей . Але їх не можна просто налаштувати і забути, тому що в нашій роботі постійними можуть бути тільки зміни.

Одні учасники команди йдуть, інші стають на їх місце. Одні інструменти і технології застарівають, і їм на зміну впроваджуються нові. Цілі і зовсім змінюються постійно. Нездатність адаптуватися і привести робочі процеси у відповідність до змін може стати причиною розчарувань, неорганізованості і суперечок.

Не треба сподіватися, що учасники команди як-небудь пристосуються самі, і що процеси будуть оптимізуватися самі собою в міру появи нових і нових змін. Ви повинні проактивно управляти змінами, виявляючи поточні процеси і розробляючи нові, щоб допомогти команді виконувати свої завдання найоптимальнішим і передбачуваним способом.

Щоб підвести підсумок, нагадаємо схему дій.

1. Заручіться підтримкою команди, щоб домогтися повного взаєморозуміння.
2. Складіть блок-схему для візуального відображення вашого процесу.
3. Виявити всі проблемні місця в вашому поточному процесі.

1. Задавайте питання, не тільки щоб знайти проблеми, які потрібно виправити, але в першу чергу - щоб зрозуміти, чому вони виникають.
2. Складіть нову блок-схему, щоб наочно уявити ваш новий процес.
3. Продумуючи новий процес, рухайтеся в зворотному напрямку - від кінцевого результату до вихідних даних.
4. Скорочуйте обсяги, щоб ваш процес не розрісся і не вийшов занадто ускладненим.

Використовуйте цю інформацію для уточнення ваших поточних процесів і вносите всі необхідні зміни, щоб ваша команда змогла діяти ефективно і організовано, які б складні завдання їй не довелося виконувати!

Про автора.
Кет Бугард ( @kat_boogaard ) - письменниця з Середнього Заходу, коло інтересів якої включає в себе такі теми, як кар'єра, самостійний розвиток і життя фрілансера. Вона веде колонку в Inc., пише статті для The Muse і для The Everygirl і живе активним життям в Інтернеті.