Оптимізація бізнес-процесів організації

1. Опис і моделювання
2. Моделі бізнес-процесів «AS IS» і «TO BE»
3. процес оптимізації
4. впровадження
5. модифікація
6. Види бізнес-процесів організації

Оптимізація бізнес-процесів організації - це удосконалення послідовних дій, які спрямовані на досягнення поставлених перед підприємством цілей шляхом вибору найкращого варіанту їх виконання. Це неминучий процес для ефективної роботи сучасної компанії.

Бізнес-процесом називають таку сукупність дій, яка призводить до певного результату. У кожного процесу є конкретна мета, своя послідовність ключових дій і прогнозований результат. Число і цілі цих процесів, які протікають в різних підприємствах, різні і знаходяться в безпосередній залежності від типу бізнесу, розмірів фірми, особистих якостей власників і керівництва. Це все треба враховувати, щоб оптимізація бізнес-процесів стала ефективною.

Для створення ефективного бізнесу важливо узгодити маркетингову стратегію з впровадженням методики її втілення в життя. Однак трапляється й так, що адекватна стратегія є, заходи щодо її реалізації розроблені, а результатів немає: не вдається досягти планових показників. Можливо, це проблеми нижнього, процедурного рівня системи управління. Спробуємо розібратися з таким явищем, як оптимізація бізнес-процесів, її описом і моделюванням.

Підприємство до певного рівня розвитку може цілком обходитися без оптимізації. Однак є ряд чинників, які сигналізують - «пора зайнятися бізнес-процесами», і, без сумніву, вони наближають цей момент:

• збільшення штату співробітників;
• росте число управлінських рівнів;
• росте число підрозділів;
• підрозділи територіально роз'єднані;
• відсутня або нерозвинена єдина інформаційна система.

Отже, в один день Ви виявляєте, що в компанії:

• рішення приймаються дуже повільно;
• рішення виконуються дуже повільно і неякісно;
• з'ясовується, що періодично ті чи інші аспекти діяльності залишаються без контролю;
• помічаєте зростання психологічної напруги серед персоналу, пов'язаний з неврегульованими правами, обов'язками і відповідальністю;
• елементарні робочі операції вимагають дуже багато часу, сил, погоджень, службових записок і телефонних дзвінків.

Наявність цих симптомів - серйозний привід для перебудови, необхідна оптимізація бізнес-процесів. Варто зауважити, що в окремих випадках провести цю роботу доцільно, не чекаючи настання подібних предпоссилок (при істотній зміні структури управління, використанні нової ІС та ін.)

Опис і моделювання

Вважається, що вибір цього інструменту для бізнес-процесів дуже важливий і має майже вирішальне значення. Однак програма для опису має значення, тільки якщо розробку проводять для їх подальшого впровадження в певну інформаційну систему (ІС). Більшість сучасних ІС володіють власними засобами розробки бізнес-процесів, тому обговорення програмного забезпечення для їх опису втрачає сенс.

Відзначимо, що бізнес-процеси потрібні для учасників, а не для розробників, і найважливіший критерій вибору інструменту програмного опису - це його доступність для всіх учасників на етапі узгодження, оптимізації, виконання та модернізації.

Моделі бізнес-процесів «AS IS» і «TO BE»

Стандартні схеми моделювання передбачають на першому етапі опис діючої «AS IS» ( «як є) з подальшим проведенням оптимізації до« TO BE »(« як повинно бути »). Деякі замовники не розуміють корисності опису першого етапу. Їм достатньо, щоб виконавці принесли вже нові, правильні бізнес-процеси, а модель «AS IS» сприймається як спроба збільшити кошторис.

Звертаємо вашу увагу, що подібна методика впровадження, яка не спирається на діючі бізнес-процеси, називається реінжиніринг, що з поняттям «оптимізація бізнес-процесів» має лише віддалене подібність. Опис «AS IS» дає можливість визначити ряд існуючих протиріч і зробити первинну оптимізацію процесів. Її повинні обговорити всі учасники і узгодити «під підпис».

процес оптимізації

Провести оптимізацію чого-небудь можна за певними критеріями. Для бізнес-процесів такими критеріями є вартість, тривалість, кількість транзакцій та ін. Ці критерії «зовнішні» по відношенню до процесів, виникають з більш загального управлінського контуру. Спробуємо розібратися.

Наприклад, оптимізація такого бізнес-процесу, як обслуговування покупця в магазині. Що вибрати критерієм оптимізації - ціну або якість? Якщо це магазин зі знижками для середнього класу - вибираємо перший критерій, якщо елітний бутік, то другий. Виходить, що, вибираючи критерій оптимізації, ми визначаємо стратегію і позиціонуємо магазин.

Ось так за допомогою критерію оптимізації рівень систем управління починає підкорятися вищому - стратегії.

впровадження

Процедура впровадження є найскладнішим етапом роботи з бізнес-процесами. Вона відбувається значно успішніше, якщо підтримується інформаційною системою підприємства. Однак такі можливості є не завжди або не в повному обсязі. Впровадження і підтримка в актуальному стані бізнес-процесів вимагає:

• доведення до персоналу інформації про те, що робота повинна виконуватися на підставі створених на підприємстві бізнес-процесів;
• здійснення контролю над дотриманням персоналом створених бізнес-процесів;
• проведення періодичного аналізу ефективності та результативності використання бізнес-процесів;
• оптимізації бізнес-процесів на підставі постійного аналізу даних їх ефективності та результативності.

модифікація

Згодом будь-які оптимізовані бізнес-процеси зажадають коригування або заміни. З одного боку, бізнес-процеси повинні відповідати реальності, а з іншого - не заважати нормальному розвитку підприємства. Тому вони потребують своєчасної модифікації. Нову редакцію узгодять з усіма учасниками і доводять до всіх зацікавлених осіб.

У цьому випадку системи бізнес-процесів стають реальними інструментами, що підвищують ефективність ведення бізнесу на процедурному рівні.

Види бізнес-процесів організації

• основний - задоволення потреб клієнта і отримання прибутку підприємством;
• допоміжний - необхідний для нормальної роботи підприємства, не має цінності для клієнта;
• управлінський - виконує постановку цілей і завдань для підприємства, його підрозділів і управління.

Оптимізація бізнес-процесів, цілі і завдання:

• підвищити керованість підприємством;
• збільшити показники якості продукції, що виробляється;
• підвищити якість послуг, що надаються;
• зменшити залежність підприємства від людського фактора;
• впровадити систему контролю результативності;
• знизити витрати;
• раціонально розподілити повноваження і відповідальність між підрозділами;
• виключити дублюючі функції у підрозділів;
• знизити тривалість циклу виробництва;
• впровадити програму управління якістю;
• усунути внутрішні протиріччя;
• регламентувати діяльність підприємства;
• тиражувати бізнес / створити франчайзингову мережу;
• автоматизувати діяльність підприємства;
• відповідати вимогам споживача;
• відповідати вимогам держави;
• відповідати міжнародним стандартам;
• зменшити кількість часу на досягнення поставлених завдань;
• налагодити взаємодію між основними підрозділами та допоміжними службами;
• підвищити рівень задоволеності клієнтів;
• поліпшити фінансові показники за рахунок грамотного розподілу ресурсів;
• отримати можливість масштабувати бізнес;
• знизити видаткову частину бюджету;
• більш точно планувати;
• підвищити керованість підприємства;
• усунути дублювання функцій підрозділів;
• знайти нові ресурси для розвитку бізнесу.

Ефект від проведення оптимізації:

• зменшення часу на досягнення поставлених завдань;
• налагодження взаємодії між основними підрозділами та допоміжними службами;
• підвищення задоволеності клієнтів;
• поліпшення фінансових показників за рахунок грамотного розподілу ресурсів;
• можливість масштабувати бізнес;
• зниження видаткової частини бюджету;
• більш точне планування;
• підвищення керованості підприємства;
• усунення дублювання функцій підрозділів;
• поява нових ресурсів для розвитку бізнесу.

Бізнес-процеси та інформаційна система

Невід'ємною частиною функціонування сучасної компанії є корпоративна інформаційна система. Дуже важливо, щоб бізнес-процеси в програмі і процеси в компанії не суперечили один одному, а тільки допомагали. Найідеальніший варіант, коли кожен з етапів відображено в системі. Це дозволяє керівництву навести порядок і зрозуміти, хто в ланцюжку є «слабким» ланкою.

PS Якщо Ви шукаєте шляхи підвищення ефективності бізнесу, ми готові допомогти словом і ділом! Ми - команда експертів, що спеціалізуються на оптимізації бізнес-процесів на базі 1С. Просто зателефонуйте нам по телефону +7 (499) 350 29 00, і ми в найкоротші терміни вирішимо всі Ваші проблеми.